Bespaar tijd op je administratie (3 manieren)

 

Ken je dat gevoel als ondernemer? Je hebt een drukke werkweek achter de rug en wilt nog even je administratie bijwerken… en voor je het weet ben je een paar uur verder. Hoe kan dat? En hoe kun je als ondernemer eenvoudig tijd besparen op je administratie? In dit artikel leer je 3 manieren hoe je eenvoudig tijd op je administratie bespaart. 

Organiseren van je administratie op basis van omvang

Je administratie slim organiseren start met het vaststellen van de omvang. Voor hoe veel opdrachtgevers werk je? En hoe veel administratieve taken (zoals facturen ontvangen en versturen) heb je? Dat bepaalt de druk waar je een keuze over moet gaan maken. Wat wil je zelf doen? En hoe ga ik dat aanpakken. Dit is een afweging die je zelf gaat maken. 

Toch zijn er in elke omvang een paar stelregels die je administratie gaan verbeteren. Hoe meer structuur, hoe beter je administratie georganiseerd is.

  1. Organiseren en structureer je administratie slimmer 

Tijd besparen begint met slimmer organiseren. Beslis welke administratieve acties je moet uitbesteden en welke je zelf wilt doen. 

Pak je agenda en plan structureel één moment in de week in om je administratie op orde te brengen. Het klinkt logisch en dat is het ook. Hierdoor blijft je administratie namelijk overzichtelijk. Is de administratie telkens een klein klusje. En kun je op tijd bijsturen.

Als het einde van het kwartaal in zicht komt, schiet jij niet meer in de stress maar werk jij je administratie binnen een uur bij. 

Werk je digitaal? Of met mappen? Breng in beide geval een duidelijke structuur aan in je administratie. Verdeel je administratie in de categorieën:

  • Belastingzaken
  • Verkoopfacturen
  • Inkoopfacturen
  • Kas 
  • Bankafschriften
     
  1. Weten wanneer en wat je uit wilt besteden

Stel dat je een gedeelte van je administratie wilt uitbesteden, dan is de vraag natuurlijk welk gedeelte je wilt uitbesteden. Zoals al eerder genoemd, hangt dit af van de omvang van je administratie.

Je hele administratie uitbesteden is vaak niet logisch. Je krijgt dan minder gevoel bij je financiële situatie en maakt je administratie onnodig duurder. 

Ons advies is om hierin een fijne wisselwerking te zoeken met een partner. Voer bijvoorbeeld de financiële mutaties en verwerking van administratie in het boekhoudsysteem zelf uit. 

Laat een specialist je helpen bij de fiscale onderdelen. In de praktijk is dit vaak het uitvoeren van de belastingaangifte, het opstellen van de jaarrekening en rapportage en fiscaal advies.

Tip: Maak een goed onderscheid tussen wat je wel wilt doen (wat je wilt digitaliseren) en wat je zelf wilt doen.

  1. Financiële mutaties (verkoopfacturen opstellen & uitvoeren betalingen);​
  2. Verwerking administratie in (digitaal) boekhoudsysteem;
  3. Belastingaangifte;
  4. Opstellen jaarrekening;
  5. Rapportage en advies;
     
  6. Profiteer van de mogelijkheden die internetboekhouden biedt

Het boekhouden is door het internet de afgelopen jaren flink verandert. We horen steeds vaker van ondernemers dat ze de voorkeur geven aan internetboekhouden. Internetboekhouden heeft veel voordelen. 

Zo is de boekhouding gemakkelijk zelf te beheren. Je kunt live via je mobiel, tablet of computer je boekhouding bekijken en updaten. Met een koppeling tussen je bankgegevens en het online boekhoudpakket kan het pakket zelfs voor je bijhouden welke facturen betaald zijn en welke niet. Ideaal. En het bespaart je tijd.

Voordelen internetboekhouden

Het internetboekhouden heeft ook nadelen. Zo kun je alleen je boekhouding bekijken en updaten als je verbonden bent met het internet. Al zijn de plekken zonder internet in Nederland natuurlijk schaars.

Nadelen internetboekhouden

Een ander nadeel zijn extra kosten. Je betaalt een maandelijks bedrag voor het platform. Bij bijvoorbeeld Exact start dit vanaf 39 euro per maand.

Voor veel ondernemers wegen de voordelen (en het gemak) van internetboekhouden op tegen nadelen. Vraag jezelf eens af wat internetboekhouden voor je kan betekenen. Of probeer het eens uit. De meeste platformen bieden een gratis proefperiode van 30 dagen aan.

Dus.. zoek een betrouwbare partner ter controle en advies 

Een slimme ondernemer beseft dat je in het financiële en fiscale proces makkelijk geld kunt verspillen maar ook snel geld kunt verdienen. Als je hiervan wilt profiteren en tijd wilt besparen, adviseren we je om hiervoor een partner te zoeken.

Zelf maken we als partner van vele MKB-ers complexe zaken graag eenvoudig. We controleren financiële mutaties, belastingaangiftes en jaarrekeningen. 

Op basis daarvan schrijven we een passend fiscaal advies. Je bespaart als ondernemer tijd en kan toch de juiste keuze maken. Zodat je in de financiële en fiscale onderdelen geen geld verspilt, maar juist geld verdient!

Tijd besparen op je administratie doe je door:

  • Je administratie slimmer te organiseren en structureren. Bepaal welke taken jezelf uit gaat voeren en welke taken je wilt uitbesteden. ​
  • Kies een moment waarop je jouw administratie bijwerkt. 
  • Laat je administratie controleren en laat je fiscaal ondersteunen en adviseren. Dit geeft je meer financieel inzicht en een stuk financiële rust. 
  • Bekijk wat internetboekhouden voor je kan betekenen.
     

Heel veel succes met het toepassen van de tips!